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7 dicas para terminar suas atividades de hoje e amanhã

Quantas vezes por semana você começa seu dia pensando que não vai dar conta de tudo que tem pra fazer? Ou ainda, que as atividades diárias parecem nunca ter fim! Mas você sabe tudo que deve ser feito naquele dia, amanhã e depois, certo? Se sim, está no caminho, se não, vou sugerir iniciarmos por aqui, afinal, só podemos começar e terminar algo que sabemos quando começa e quando termina não é mesmo?

 

Dica 1: Mapeie suas atividades

Tão importante quanto cumprir com as suas obrigações é saber que tem que fazê-las. Informações sobre “o quê”, “quando” e “onde” são fundamentais, mas gostaria de estender essas perguntas para uma ferramenta conhecida no mundo corporativo, que com certeza pode ser utilizada no seu dia a dia, e pode ajudar na organização dessas informações. Ela é conhecida como 5W2H:

 

What – o que será feito?

Why – por que será feito?

Where – onde será feito?

When – quando?

Who – por quem será feito?

How – como será feito?

How much – quanto vai custar?

 

Pode parecer exagero, e realmente para algumas atividades não é necessário usar todas as perguntas. Porém, quanto mais informações tiver, mais fácil será de você, ou qualquer outra pessoa que vá fazer a atividade, entender exatamente o que precisa ser feito. Assim, é possível evitar a não realização de atividades porque ficaram algumas dúvidas, porque não é o melhor momento, ou mesmo que hajam muitos erros na execução.

 

Dica 2: Anote tudo

Dizer que você anota tudo para não esquecer dos seus compromissos ou atividades não é demérito algum. Acreditar que lembrar tudo “de cabeça” é vantajoso é uma tremenda besteira. Para começar, se você tem as atividades na cabeça, ninguém mais sabe o que você está fazendo, ou ainda, o que você já fez, e isso dificulta que outras pessoas possam te ajudar nas suas atividades, não é mesmo?

No ambiente corporativo essa questão é bastante complicada. Afinal, nosso trabalho é recompensado pela entrega de atividades, e se ninguém sabe o que você fez, como espera ser recompensado? Na vida pessoal, talvez o ponto principal seja aquela piada “não precisa me cobrar toda semana aquilo que eu deveria ter feito meses atrás”.

Então, anote tudo que você fez e irá fazer, por mais simples que seja, pois além de ajudar na organização do que deve ser feito, você libera a sua cabeça para as coisas que realmente devem ser memorizadas. Além disso, você compartilha como resolveu uma determinada atividade, facilitando pra você ou qualquer outra pessoa que precise fazer algo parecido e, principalmente, não esquece o que e como realizou suas atividades.

 

Dica 3: Abuse das ferramentas

Acredite, as ferramentas para gestão das atividades não foram feitas somente para o trabalho. É claro que são mais utilizadas no meio profissional, pois permitem o compartilhamento da informação, organização, gestão, backup, dentre tantas outras funcionalidades. Ademais, foram principalmente criadas para que as atividades sejam feitas da melhor forma e mais rapidamente, e se esse é o objetivo, por que não utilizá-las para nossa vida pessoal?

Não precisa começar com um software de gestão de projetos como o Microsoft Project, mas pode começar com um simples bloco de notas virtual, como o Google Keep, Evernote ou One Note. Nomeie as notas com, por exemplo: arrumar, fazer, comprar. Além disso, alguns permitem o compartilhamento da nota com um contato, assim você facilita aquele problema de quando o outro vai ao mercado e esquece de comprar suas coisas não é mesmo? Mas cuidado, essas notas são para coisas simples que não tem necessidade ou interesse em se manter um histórico.

Caso esteja, por exemplo, pensando naquela reforma da casa ou atividades da empresa, escolha uma ferramenta como o Trello, Pipefy ou Asana, nas quais é possível colocar todas as informações do 5W2H que comentei anteriormente. No blog dessas ferramentas existem várias dicas e sugestões de como utilizá-las. Para iniciar de forma simples e sem me alongar muito (pois poderia escrever páginas e páginas de formas como utilizá-las) compartilho duas orientações básicas:

  • Use o método Kan Ban criando as colunas “A fazer” , “Fazendo” e “Feito”, pois isso já vai ajudar bastante
  • Separe as áreas da sua empresa em quadros distintos, por exemplo: “comercial”, “marketing”, “operação” ou “casa” para atividades pessoais

 

E o mais importante de tudo: MANTENHA ATUALIZADO! Se não, acabamos voltando a estaca zero. Inicialmente pode parecer que você terá ainda mais trabalho em registrar tudo, mas com o tempo, verá que ganhará muito mais produtividade, mesmo trabalhando sozinho.

 

Dica 4: Use seu calendário

Sim, eu anoto quando tenho reunião, evento, médico, curso, festa de aniversário, trilha e jantar com amigos e família, por que não? Adicionar todos seus eventos no calendário, tanto pessoais quanto profissionais, deixará tudo que você precisa fazer ao alcance de poucos cliques, facilitando a organização das suas atividades diárias. Se não quiser juntar seu calendário de trabalho com o pessoal, não tem problema, mas deixe ambos configurados no seu celular para conseguir visualizá-los juntos quando preciso.

Pense no seu calendário como o antigo e conhecido jogo tetris, no qual as peças que vão caindo são as atividades a serem realizadas, e você define como elas preencherão seu dia e semana. Por exemplo: uma atividade de 5 horas que deve ser feita em uma semana seria a barra comprida do tetris, e você pode escolher se colocará ela deitada, fazendo tudo no mesmo dia, ou em pé, fazendo cada dia uma hora. Essa definição vai depender muito da prioridade da atividade, ou mesmo, se a melhor forma de fazê-la seria realmente uma hora por dia, como uma atividade física, por exemplo.


Organizando suas atividades dessa forma, você terá “mais tempo” para tudo que precisa fazer, possibilitando que faça aquelas atividades que têm sempre deixado pra depois, como estudo, leitura, exercícios físicos ou social com amigos. Além de tudo, provavelmente você será mais pontual com seus compromissos, pois conseguirá organizar os intervalos, deslocamentos e programar lembretes, wow!

 

Dica 5: Categorize e priorize

Essas poderiam ser dicas separadas, mas como muitas vezes são realizadas juntas, de forma recorrente e constante, prefiro deixá-las em uma dica só.

Depois que você tem tudo mapeado, com as informações nas ferramentas que preferir, caso ainda não estejam bem organizados, categorize! Seja por tipo de atividade: #pessoal, #casa, #saúde, #trabalho, como por #urgente #importante #normal e #umdiaquemsabe. Essa categorização vai ajudar a saber o que e quando fazer, ou seja, no trabalho você dará atenção para as atividades do #trabalho, em casa, para #casa, e assim por diante.

Você pode estar se perguntando, o que é o #umdiaquemsabe? Essa é aquela atividade que não tem prioridade alguma para você, mas se um dia fizer, será legal. Então sugiro deixá-la anotada pra aquele dia que você está tão ocioso que não sabe nem o que fazer. Assim, quem sabe aquela sua ideia de anos, que você só lembra quando já está ocupado, sai?!

Quanto à prioridade, ela é fundamental para você priorizar o que olhar primeiro naquele momento. Eu raramente deixo algo rápido ou urgente para depois, isso porque, algo que é rápido pra mim, pode estar impedindo outra pessoa de avançar com algo complexo e importante pra ela, então, respostas no whatsapp e e-mail são respondidas sempre o quanto antes, assim como pequenas atividades.

Já as urgências são urgentes, não é mesmo? Então não podem esperar. Mas é importante definir o que realmente é urgente e importante, se não, tudo se torna pra ontem e, no final, não são feitas nem pra amanhã.

 

Dica 6: Comece!

A única forma de terminar uma atividade é começando! Mesmo que não saiba exatamente como será feita, comece a explorar o problema, entender as possíveis soluções e rascunhar. Dessa forma, mesmo que não termine, terá tudo que explorou, entendeu e tentou na cabeça, para quem sabe após uma pausa, café ou aquela noite de sono, surja uma solução incrível e você finalize a atividade em menos tempo do que imaginou.

No universo do empreendedorismo, e principalmente das startups, utilizamos muito a frase “feito é melhor do que perfeito”, e tenho certeza que para muitas das nossas atividades diárias ela também serve, afinal, somente a prática leva a perfeição, e essa frase todos conhecem.

 

Dica 7: Não se atole de atividades

Essa é a dica de ouro! Independentemente das infinitas coisas que você tem para fazer no seu dia a dia, saiba diluí-las na semana, e principalmente, planejar um prazo factível para elas, tendo em vista tudo que você tem pra fazer. Em outras palavras, se você trabalha 8h por dia, se comprometa com trabalhos que ocupem no máximo 80% do seu tempo. Em gerenciamento de projetos esse é o percentual indicado para, assim, ter uma margem de eventuais atrasos, ou mesmo tratar aquele problema urgente que veio do nada.

Se seu fluxo de trabalho é menos programável, como área de vendas ou suporte, procure ocupar 50% do seu dia com atividades programadas, visto que podem surgir emergências, ou aquele comprador empolgado que só precisa receber uma resposta rápida para fechar negócio. Além disso, deixando espaço no seu dia, você terá mais tempo para fazer suas atividades com calma, qualidade e, porque não, adiantar as atividades do dia seguinte? E é justamente aqui que está o segredo!

 

Pra finalizar, deixo aqui a reflexão, você faz tudo aquilo que tem planejado para seu dia e mais um pouco? Eu sim! Deixe nos comentários suas respostas e dúvidas.

By | 2018-10-08T14:40:10+00:00 outubro 8th, 2018|Blog, Propulsor|0 Comentários

Sobre o Autor:

Empreendedor, graduado em tecnologia e gestão, o desafio de otimizar processos me instiga. Desde atividades diárias, a projetos de tecnologia e inovação que geri. Após uma viagem ao Vale do Silício, cofundei o Dazideia, comunidade propulsora de inovação que conecta pessoas e ideias!

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